ทำบัญชีรับจ่าย ก่ายหน้าผากล้านรอบ

สารพัดปัญหา การทำบัญชีรับจ่าย ใครว่าง่ายๆบอกมา ถ้าไม่ใช่บริษัท ถ้าไม่มีความรู้ด้านบัญชี จะทำกี่ทีก็มึนงง สรุปยอดแต่ละเดือนไม่เคยตรงเลยสักที พยายามทำมาหลายปี มีสักปีมั๊ยที่ไม่วนอยู่ที่เดิมม แต่ที่เพิ่มเติมคือ นอนก่ายหน้าผาก ล้านรอบ ยากจังวุ้ย…!! ไม่ทงไม่ทำมันแระ ปวดกะบาล….!!

เดบิต-เครดิต อะไรวุ่นวาย โยนทิ้งไป ใครจะสน

ใจเย็นๆก่อน…ทำบัญชีรับจ่ายส่วนตัว หรือร้านเล็กๆ ทำให้ง่ายๆเข้าไว้ เอาที่เราเข้าใจคนเดียวก็พอ ไม่ต้องสนใจคำว่า “เดบิต” หรือ “เครดิต” โยนทิ้งไปเลย เอาแค่ “รับเข้า” และ “จ่ายออก” เท่านั้นพอ

ว่าแต่…ฟังดูง่ายจัง รับเข้า-จ่ายออก พอลงมือทำจริงๆ ถึงกับก่ายหน้าผากกันเลยจร้า… แรกๆก็แค่ลืมจด ยอดเลยไม่ตรงสักที ผ่านไปสักพักก็เริ่มจดครบ สรุปยอดตรงเป๊ะๆ แอบดีใจได้ไม่นาน ก็ก่ายหน้าผากอีกรอบ เมื่อเจอรายการที่มันไม่น่าจะงงแต่ก็ทำให้งงอยู่นะ

รับเงินคืนจากการคืนสินค้าบางส่วน ก็ตอนซื้อเราจ่ายด้วยบัตรเครดิต (ยังไม่ถึงรอบจ่ายเงินก็ยังไม่ได้จ่ายซะด้วย) แต่ตอนเค้าคืนให้ดันโอนเงินสดให้ เอาละสิ ก็เงินสดเข้าบัญชี มันก็คือรายรับซิ เงินเราเพิ่มขึ้นอะ พอสรุปยอดออกมา เฮ้ย…มันไม่ใช่รายได้นะ แต่มันรับเข้าอ่ะ ตกลงเอายังไงละทีนี้ ถ้าบันทึกเป็นรายรับ สิ้นเดือนสรุปยอดออกมา แล้วเงินก็เพิ่มจริง ยอดก็ตรงนะ แต่รายรับยอดมันสูงกว่าปกติ รายได้ ไม่เท่ากับ รายรับ นี่หว่า..??? เราทำบัญชีเพื่อคำนวณรายได้ และรายจ่าย สำหรับยื่นภาษีด้วยนะ แบบนี้ไม่ใช่แระ ยอดนี้ยื่นเป็นรายได้ไม่ได้……

เอางี้ละกัน…บันทึกฝั่งรายจ่าย แต่เป็นค่าติดลบก็แล้วกัน ถามว่าถูกต้องไหม คำตอบคือไม่รู้อ่ะ แค่เราเข้าใจคนเดียวก็พอแระ ก็มันเป็นการลดรายจ่ายนิ จบนะ! 555

ใครรู้วิธีบันทึกยอดแบบนี้ เข้ามาสอนกันบ้างน้า… Pleasee………!!

“รับเข้า” ก็คือรายการที่ทำให้เงินในกระเป๋าเรามีเพิ่มมากขึ้นไง ไม่ว่าจะเป็น เงินเดือน โบนัส โอที ดอกเบี้ยธนาคาร รางวัลสลากต่างๆ เงินปันผลจากหุ้น หรือกองทุนต่างๆ เงินบำนาญ รายรับจากการค้าขายสินค้า หรือบริการ การนำคะแนนสะสมต่างๆแลกเป็นเงินสด หรือเครดิตเงินคืน เงินคืนภาษี และอื่นๆอีกมากมาย บลา…บลา… เอาเป็นว่าคือรายการที่เราได้เงินเข้ามาแระ

“จ่ายออก” ก็คือรายการที่ทำให้เงินในกระเป๋าเราลดลงเรื่อยๆนั่นเอง มีทั้งค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าอินเตอร์เน็ต ค่าอาหาร ค่าบัตรเครดิต ค่าชำระสินเชื่อต่างๆ ค่าเดินทาง ทำบุญ บริจาคก็ด้วยนะ ค่าผ่อนบ้าน ผ่อนรถ จ่ายเบี้ยประกันต่างๆ ค่าธรรมเนียมต่างๆ เอาทุกรายการทั้งที่จ่ายออกด้วยเงินสด และจ่ายออกโดยการหักบัญชี หรือจ่ายโดยสแกนคิวอาร์โค้ด และอื่นๆมีอะไรอีกก็จดกันไปนะ

Level ความละเอียดในการทำบัญชี ตามที่ใจต้องการ

ถ้าให้สมุดเปล่าคนละเล่ม เชื่อได้ว่าแต่ละคนจะสร้างตารางบัญชีรายรับรายจ่ายไม่เหมือนกัน บางคนจดบันทึกแบบกว้างๆ บางคนจดบันทึกซะละเอียดยิบๆ แต่ท้ายที่สุดแล้วเป้าหมายคือ เพื่อให้เรารู้ว่าแต่ละเดือนเรามีเงินเพิ่มขึ้น หรือลดลง มีเงินเพิ่มขึ้นจากส่วนไหน หรือมีเงินลดน้อยลงไปจากค่าใช้จ่ายใด มันจำเป็นไหม ประเด็นหลักๆมีแค่นี้เลยจริงๆ

เชื่อว่า คนที่จดบันทึกแบบละเอียดยิบๆ ก็อาจจะมีเหตุให้ต้องเช็คอะไรย้อนหลัง หรือไม่ก็เอาไว้วิเคราะห์ภาพรวมในการใช้เงินของตัวเองละมั้งเนอะ ทีนี้ก็มาลองดูกันว่า แอดมินทำบัญชีตั้งแต่วันแรกแบบมั่วมากๆเช็คอะไรไม่ได้เลย จนมาถึงวันนี้มันละเอียดขึ้นไป 5 level ได้ยังไง ป่ะอ่านต่อเร้ย…

# Level 1 : มนุษย์เงินสด ไร้หนี้

สำหรับคนที่ไม่ได้ใช้บัตรใดๆเลยที่เป็นการกู้ยืมเงินมาใช้ และก็ไม่ได้ไปกู้เงินใคร และก็ไม่ได้มีภาระผ่อนใดๆเลย แบบว่าในแต่ละวันใช้แต่เงินสดรับจ่าย ก็ง่ายหน่อยนะ ในแต่ละวันก็บันทึกแค่ 2อย่าง คือ รายได้ และค่าใช้จ่าย ระดับนี้ง่ายสุด ไม่ซับซ้อน แต่ก็อาจจะเป็นกลุ่มคนที่มีน้อยสุดมั๊ยนะ เพราะยุคนี้คนเก่งเทคโนโลยีกันซะเหลือเกิน

# Level 2 : ผู้มีหนี้เป็นสหาย

สำหรับคนที่มีบัตรเครดิต มีบัตรกดเงินสด(ที่ไม่ใช่ATM) มียอดผ่อนต่างๆ อันนี้จะเริ่มมีรายการหลายอย่างมากขึ้น นอกจากบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายแล้ว ก็จำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้คงค้างด้วย ในแต่ละเดือนเราจะได้รุ้ว่ายังมียอดที่ต้องรอจ่ายอีกเท่าไหร่ เพื่อที่จะไม่ไปรูดปรืดๆ จนบานปลายกลายเป็นหนี้ก้อนใหญ่ที่ไม่สามารถจ่ายไหว ยอดหนี้คงค้างนี้จะคอยเตือนสติ ให้เย็นไว้ เบาได้เบาน้า… ใช้เท่าที่จำเป็นกันเนอะ

# Level 3 : มนุษย์ผู้มีความหลากหลาย

สำหรับผู้ที่ใช้จ่ายในแต่ละวัน ได้ทุกช่องทางที่สะดวก ทั้งเงินสด สแกนคิวอาร์ หรือรูดบัตรเครดิต อ้อยังมีจ่ายผ่าน Wallet ต่างๆอี๊ก…เยอะคะแต่ที่เยอะขนาดนี้ก็อาจเพราะสะดวกผู้รับบ้าง, สะดวกผู้จ่ายบ้าง ทางเลือกปัจจุบันมันมีเยอะ กลุ่มนี้จะซับซ้อนขึ้นมาอีกนิด คือ บันทึกรายได้-ค่าใช้จ่าย-ยอดหนี้ เหมือนlevel2 แต่เพิ่มประเภทในการใช้จ่ายเข้าไป เช่น รายการเงินสด, รายการโอนผ่านบัญชี หรือ wallet, รายการบัตรเครดิต ประมาณนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการย้อนหลังได้ง่ายขึ้น และก็ช่วยให้เห็นว่าเราใช้จ่ายช่องทางใดเยอะสุด แต่ถ้าไม่อยากจะละเอียดขนาดนั้นก็ level2 พอแระ (แอบกระซิบบอกก่อนว่า พอมีเรื่องต้องเช็ครายการย้อนหลังไปหลายๆเดือน งงจร้า หาวนๆตั้งหลายรอบกว่าจะเจอว่า จ่ายไปช่องทางไหน แอดมินเคยเจอมาแล้ว บอกเลย….มึน)

# Level 4 : All in one ครบจบในเล่มเดียว

สำหรับผู้ที่ละเอียดขั้นสุด รวมทุกสิ่งไว้ในเล่มเดียว นอกจากการบันทึกรายได้-ค่าใช้จ่าย-ยอดหนี้ และประเภทในการใช้จ่าย(รายการเงินสด, รายการโอนผ่านบัญชี หรือ wallet, รายการบัตรเครดิต) แล้วก็เพิ่มการบันทึกยอดคงเหลือแต่ละรายการ เมื่อเกี่ยวกับบัญชีธนาคาร, Wallet, ยอดคะแนนสะสมที่ใช้แทนเงินสด เอ๊ะๆ…ธนาคารเค้าก็สรุปให้อยู่แล้วนะ จะบันทึกทำไมกัน ละเอียดเกิ้น? คืออย่างงี้…level4 อันนี้สำหรับการทวนยอดใช้ไปทุกครั้ง เพื่อให้เห็นว่าไม่ได้มีการทำธุรกรรมรายการใดที่นอกเหนือจากที่เราใช้เอง ประเด็นนี้มีเรื่องเล่า

แอดมินเคยเอายอดสรุปสิ้นเดือนในสมุดบัญชี ไปเทียบกับยอดเงินในบัญชีธนาคารทำไม เหลือน้อยกว่าที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชี ทำให้ต้องกลับไปเปิดเช็ครายการในแอปธนาคารทั้งหมด ในเดือนนั้นจึงพบว่า ถูกหักค่าธรรมเนียมจากการถอนเงินเกินจำนวนครั้งตามเงื่อนไขของธนาคาร อ่าว…นึกว่าเงินหาย หรือบันทึกสมุดบัญชีไม่ถูกอีกแล้ว นี่ซินะเป็นอีก1สาเหตุของการสรุป ยอดบัญชีไม่ลงตัว และถ้าไม่ทำบัญชี แอดมินก็ไม่รุ้ว่าโดนหักเงินค่าธรรมเนียม และอาจจะโดนไปเรื่อยแบบไม่รุ้ตัว เพราะไม่เคยเช็ครายการย้อนหลังในบัญชีธนาคารเลย แถมยังไม่ค่อยดูรายละเอียดในสลิปว่ามีค่าธรรมเนียมด้วยนะ ไม่รู้ชีวิตจะรีบร้อนไปไหน แอดมินเอ้ย…กดช้าๆอ่านบ้างก็ได้ 555 และนี่คือที่มาของการบันทึกยอดคงเหลือทุกครั้งนั่นเอง บอกเลยแอดมินเซ่อมากโดนมาเกิน 1รอบอีก

# Level 5 : สำรวจตัวเอง

สำหรับร้านค้าขนาดเล็ก ขนาดจิ๋วๆ รวมถึงคนทั่วไปที่ต้องการวางแผนทางการเงินของตัวเอง ในระยะยาว เพราะเราจะเพิ่มการสรุปงบการเงินสะสมตลอดปี เพื่อให้เห็นภาพรวมทางการเงินว่า เราทำให้มันงอกเงยขึ้นมา หรือเราค่อยๆทำให้มันลดน้อยถอยลงไปเรื่อยๆ อันหลังนี้ต้องระวัง เห็นก่อน หนี้ไม่บานปลาย ไม่ต้องเสี่ยงฆ่าตัวตาย เพราะไม่มีเงินใช้หนี้ วิญญาณครูภาษาไทยเข้าสิง คำคล้องจองก็เริ่มมา 555 สำหรับเรื่องงบการเงินสะสมนี้ แม้ไม่ใช่บริษัทก็แนะนำให้ทำกันทุกคน บันทึกเอาง่ายๆไว้อ่านคนเดียวนิเนอะ หลักๆก็ ยอดเงินสดรวม, ยอดสินทรัพย์รวม และยอดหนี้สินคงค้างรวม

พอเลือก level ในทำบัญชีที่เหมาะกับตัวเองได้แล้ว แอดมินก็บันทึก…บันทึก…บันทึก… และก็บันทึก เวลาเกิดเหตุที่ต้องกลับมาเช็ครายการย้อนหลัง โอ๊ะ…ดีแฮะ เช็คได้ว่า รายการรับเงินเข้าออกจากที่ไหน? ยอดเท่าไหร่? จ่ายให้ใคร? จ่ายด้วยอะไร? เหมาะสำหรับคนขี้ลืมอย่างแอดมินมั่กๆ ขอบอกทุกวันนี้ก็ยังมีลืมจดบางรายการอยู่เร้ย แต่ก็น้อยลงเยอะ เมื่อก่อนคือมั่วมากจร้า อย่าได้มาถามย้อนหลัง แค่รายการเดือนที่แล้วก็ มึนลืมไปแล้วจร้า แต่เด่วก่อน…! แม้จะจดละเอียดขึ้นก็เริ่มเจอปัญหาใหม่แระ… ทำไมเงินไม่เพิ่มขึ้นตามตัวเลขในสมุดบัญชีละเนี่ย??

จะจดเอง หรือใช้คอมบันทึกใส่สูตรคำนวณอัตโนมัติ ก็ต้อง Re-check !

ไม่ว่าเราจะบันทึกรายการในสมุดบัญชี หรือพิมพ์ใส่คอมหรือมือถือ เพื่อใส่สูตรคำนวณอัตโนมัติ ก็ต้อง Re-check นะจร้า… อันนี้คือการเอายอดจาก level 5 มาเปรียบเทียบกับ ยอดสรุปสิ้นเดือน เพื่อให้รุ้ว่าเงินเพิ่มหรือลด เท่ากับจำนวนที่สรุปในสมุดบัญชีมั๊ย ถ้าไม่เท่ากันงานงอกบอกเลย…!! เพราะมันแปลว่าเราบันทึกบัญชีผิดตรงไหนสักอย่างแระ

Re-check ยังไงละ?? แอดมินลองเอายอดเงินในบัญชี + ยอดเงินสดคงเหลือ ณ สิ้นเดือน จะได้ยอดคงเหลือจริงๆในเดือนนั้นๆ (อันนี้ยอดจริง ไม่หลอกแน่นอน) แล้วก็เอาไปเทียบกับยอดคงเหลือในสมุดบัญชีว่าตรงกันมั๊ย?

สรุปแล้ว โชคยังเข้าข้าง ส่วนใหญ่จะหาจนเจอ แค่ใช้เวลาน๊าน…นาน ในแต่ละเดือนไม่เท่ากัน คำถามคือ…ไอ้ที่ทำๆไปแบบทั้งหมดเนี๊ย มันถูกมั๊ยนะ??? คิด…คิด…คิด…คำตอบคือ… ไม่รู้อีกแล้วจร้า แอดมินว่ามันน่าจะได้อยู่น้า… เพราะอย่างน้อยก็รวมยอดรายได้ รวมยอดค่าใช้จ่าย รวมยอดลดหนี้(กรณีรับเงินคืน) และรวมยอดหนี้คงค้าง ได้ทุกๆเดือนละน้า